一、優(yōu)化人力資源配置的意義
人力資源是最重要的生產(chǎn)要素,是最重要的資源。資源是經(jīng)濟學范疇。在市場經(jīng)濟條件下,人力資源必須優(yōu)化配置,有效利用,從而達到以最小的投入取得最大效益的目的。
人力資源的優(yōu)化配置,在地勘單位和企業(yè),是指企業(yè)的全部員工與生產(chǎn)經(jīng)營系統(tǒng)的實際需要相吻合,達到最優(yōu)配置,即要使職工不僅在數(shù)量上,而且在素質(zhì)和能力及其結(jié)構(gòu)上,都要與企業(yè)的生產(chǎn)技術(shù)設備狀況、管理與經(jīng)營系統(tǒng)各崗位的要求形成最佳的匹配,使企業(yè)這個組織系統(tǒng),所用的人力資源是最少的,但系統(tǒng)的功能是最大的。
二、優(yōu)化人力資源配置的主要工作內(nèi)容有以下幾個方面
(一)切實抓好企業(yè)組織機構(gòu)的設計與管理
1.企業(yè)組織機構(gòu)設計與管理的意義
作為企業(yè)組織,它是以盈利為目的。以資源投入為手段并以法定手續(xù)注冊登記的法人,是社會經(jīng)濟組織。通過組織機構(gòu)的設計與管理,解決分工協(xié)作、職責權(quán)限劃分、人力資源配置以及組織機構(gòu)形態(tài)的選定等重大問題,以達到協(xié)調(diào)群體行為,實現(xiàn)“人”與“事”的最佳配合。經(jīng)過組織設計得出的職位及每個職工的任職資格,是企業(yè)使用人力資源、配置人力資源的科學依據(jù)。
2.組織機構(gòu)設計的主要原理
(1)同素異構(gòu)原理。同樣數(shù)量的人,用不同的組織網(wǎng)絡連結(jié)協(xié)作起來,形成不同的權(quán)責結(jié)構(gòu)和協(xié)作關(guān)系,可以取得完全不同的效果。組織結(jié)構(gòu)合理,系統(tǒng)功能強,容易形成合力,則會產(chǎn)生1+1>2的效果。反之,組織松散,內(nèi)耗嚴重,破壞了系統(tǒng)功能,則產(chǎn)生1+1<2的效果。石墨與金剛石同是由數(shù)量相同碳原子組成,但石墨很軟,而金剛石十分堅硬,其原因,是碳原子的結(jié)構(gòu)方式不同。
(2)職責分明,責權(quán)對等原理。只有使每個職務或崗位的職責明確,責權(quán)相應,同時,按職級原則形成上下級的責權(quán)關(guān)系,才能形成指揮、控制和協(xié)同運轉(zhuǎn)的功能系統(tǒng),有效的組織才得以建立。
(3)目標明確與分工協(xié)作原理。一個企業(yè)總目標明確,具體目標清楚,并按專門化原則細分為專業(yè)工種或職務,形成分工明確,互相銜接、協(xié)作的鏈條。
(4)控制管理跨度的原理。管理跨度是管理者直接領導下級的人數(shù)。管理者控制跨度的大小直接影響到企業(yè)部門的數(shù)量、結(jié)構(gòu)及行政層次的多少。一般地說,管理跨度越寬,行政層次越少,組織溝通渠道越短,信息失真程度小,否則反之??缍却笮?,取決于領導者的知識、精力和時間,跨度有一個臨界點,超過此點,管理質(zhì)量就會下降。
(5)高效、精干、職位最少原理。一個組織機構(gòu),每個崗位的工作任務都必須是滿負荷的,工作是高效的。兩個人的工作絕不讓三個人去干,使職位或崗位的總數(shù),在科學合理的基礎上達到最少。
(6)動態(tài)平衡原理。組織機構(gòu)系統(tǒng)設置以后,要隨著生產(chǎn)工藝、經(jīng)營情況等內(nèi)外條件的變化,作出相應的調(diào)整,在動態(tài)中求得相對的平衡。
3.組織機構(gòu)設計的程序和方法
組織機構(gòu)設計是一項十分重要而難度又極高的管理工作,它涉及內(nèi)外環(huán)境等多方面的因素。因此,必須按一定的程序和要求進行(見圖14-1)。
圖14-1 組織機構(gòu)設計程序圖
(1)企業(yè)組織目標的設定。企業(yè)的目標是由多個目標組成的目標系統(tǒng),如市場變化、技術(shù)革新、生產(chǎn)效率和生產(chǎn)規(guī)模、物力財力資源、獲利情況。管理者和員工的工作成效、態(tài)度以及公共責任等。這些目標還需進一步細分為具體的可以衡量的作業(yè)目標。
(2)職能與部門的劃分,多重目標需要多種工作活動來實現(xiàn)。不同工作活動的分類是職能和部門劃分的依據(jù)。
部門劃分要考慮同類職能專業(yè)化的程度和實際業(yè)務量的大小。在較大型的企業(yè)組織里,大都采用職能部門化和生產(chǎn)過程部門化相混合劃分的方式。
(3)部門職責權(quán)限的配備和工作活動劃分,設定職位并進行工作職務分析,編制職位說明書。根據(jù)權(quán)責明確和分工協(xié)作的原理,必須用文件的形式界定各部門的職責權(quán)限,以便使工作有條不紊,各司其職,各盡其責。在劃分職責時,最重要的是處理好部門間的界面關(guān)系,對那些必須通力合作才能有效完成的工作,必須做出明確的規(guī)定,避免相互推諉和職責空檔。
為履行各部門的職責,必須產(chǎn)生一系列的工作活動。把那些同種性質(zhì)的工作活動歸并在一起,把相似的工作活動歸為一組,或者把大致相似的工作活動歸為一類。一個部門的所有工作活動都分別歸在一個組,并計算出相應的業(yè)務工作量。根據(jù)工作量的大小,歸并一個工作活動組或相關(guān)工作活動組就構(gòu)成一個職務,或一項單獨工作,據(jù)此設定職位或崗位。
在確定職位的基礎上,要組織專門力量進行職務分析(也稱工作分析)。職務分析的內(nèi)容包括:工作名稱分析,名稱要能反映工作性質(zhì)和內(nèi)容;工作任務分析,如工作的中心任務、工作內(nèi)容、完成工作的方法、步驟等;工作責任分析、盡量用定量方式確定責任和權(quán)力;工作關(guān)系分析,明確相關(guān)工作關(guān)系,明確制約、受制約以及升遷調(diào)換路線等關(guān)系;勞動強度分析,確定標準工作量;工作環(huán)境分析,分析工作的物理環(huán)境,安全衛(wèi)生環(huán)境和社會環(huán)境,社會環(huán)境包括同事間關(guān)系、工作環(huán)境的孤獨程度等。
職務分析結(jié)果,要用文件形式來表達,即編制成職位說明書。職位說明書的基本內(nèi)容包括工作描述和任職者的說明。工作描述包括工作內(nèi)容、任務、職責、工作結(jié)果、工作標準、工作環(huán)境等,任職者說明指任職者的資格要求,如技能、學歷、經(jīng)驗、體能等。
職務分析及職位說明書在現(xiàn)代人事管理中占有極其重要的地位。它是人員錄用、配置、晉升、分配、考核、培訓、安全保證等工作的重要依據(jù),同時它對于組織機構(gòu)的科學組建,既具有基礎性功能又具有修正完善的功能。
(4)組織機構(gòu)的類型選擇及編制組織機構(gòu)管理文件。
ⅰ.組織機構(gòu)的類型
傳統(tǒng)的企業(yè)組織有直線式組織、職能式組織和直線職能組織三種,隨著企業(yè)經(jīng)營的多元化、國際化的迅速發(fā)展,又出現(xiàn)了“事業(yè)部組織”、“超事業(yè)部組織”、“矩陣式組織”以及“立體型(多維型)組織”。這里簡要介紹。其中的四種組織。各單位可視情況選擇運用其一。
① 直接職能式組織:這是目前地勘單位和企業(yè)較常采用的組織形式。其本質(zhì)是一種劃分區(qū)域的組織形態(tài)。它以直接式為基礎,因而管理集中統(tǒng)一,同時各級又設立了職能部門承擔專業(yè)管理任務,彌補了主管領導專業(yè)上的不足,提高了決策質(zhì)量和工作效率。
② 事業(yè)部組織:其實質(zhì)是一種分權(quán)管理的組織形態(tài)。在一個大企業(yè)的組織系統(tǒng)中,把那些具有相對獨立的業(yè)務部門劃分為各個事業(yè)部單位,使之獨立核算,自負盈虧??偣緦κ聵I(yè)部具有資金運用、原材料分配的控制權(quán)、事業(yè)部負責人的任免權(quán)和發(fā)展戰(zhàn)略的決策權(quán)。
③ 矩陣式組織:是由職能部門與專業(yè)或項目組相互配合所形成的組織形態(tài)。隨著工程或項目的復雜化,常組成特定項目進行施工或開發(fā)。這種組織形態(tài)具有分工明確,多專業(yè)交叉融合,決策迅速,層次少,橫向聯(lián)系增強,高層領導可擺脫日常事務等優(yōu)點。
④立體型(多維型)組織:它是大型企業(yè)集團所采用的一種新型的組織形式。它在事業(yè)部和直線職能組織的基礎上,增加了地域和時間的觀念,使組織對環(huán)境的適應得以強化。
ⅱ.組織機構(gòu)管理文件的編制
組織機構(gòu)管理文件是由組織運行和實施管理的一系列相應規(guī)定、章程和制度組成。主要內(nèi)容包括組織機構(gòu)建制、部門劃分及職責權(quán)限、內(nèi)部管理細則以及職位說明書等。這些文件經(jīng)審定后,由行政頒布實施。
(二)制訂人力規(guī)劃
1.人力規(guī)劃的意義
人力規(guī)劃是指為使企業(yè)穩(wěn)定地擁有一定質(zhì)量和必要數(shù)量的人力,以實現(xiàn)包括個人利益在內(nèi)的該組織目標而擬定的一套措施,從而求得人員需求量和人員擁有量之間在未來發(fā)展過程中的相互匹配。人力規(guī)劃是一種戰(zhàn)略規(guī)劃,著眼于為未來的生產(chǎn)經(jīng)營發(fā)展準備人才,是優(yōu)化人力資源配置重要環(huán)節(jié)。人力規(guī)劃有以下作用:
(1)可保證地勘單位在生存發(fā)展過程中對人力資源的需求。由于市場需求的迅速變化,競爭激烈化和現(xiàn)代生產(chǎn)技術(shù)的引入等。地勘單位生產(chǎn)經(jīng)營內(nèi)容會不斷調(diào)整,這就要求人力資源必須超前為這種調(diào)整做好準備,以保證二者的相互適應。中地公司上海分公司的領導同志深有感觸地說,1997年上海的基本建設投資的總量并沒有減少且略有增加,只不過重點由高層樓房建筑轉(zhuǎn)向了市政工程和路橋設施,所以我們以基礎樁灌注為單一手段的隊伍的經(jīng)營貨幣總量就大幅下降,如果我們提前預見到這一步,提前1~2年,在專門人才和技術(shù)上做些準備,則今天就不會這樣被動了。這充分表明,市場經(jīng)濟條件下的地勘單位和企業(yè),其組織狀態(tài)是不穩(wěn)定的,人員的需求在質(zhì)量和結(jié)構(gòu)上都會有很大波動,需求和擁有之間不會自動實現(xiàn)最佳匹配。因而制訂人力規(guī)劃顯得特別重要。這也是今天的地勘單位和計劃經(jīng)濟時期相比較的又一重大區(qū)別之一。
(2)人力規(guī)劃是指導管理活動的重要依據(jù)。例如人力補充規(guī)劃,決定了企業(yè)在各個發(fā)展階段上錄用人員資格、數(shù)量以及對現(xiàn)有人力開發(fā)的要求;晉升規(guī)劃,指明了晉升的路線、機會、時間和政策;流動規(guī)劃指明流動人員的結(jié)構(gòu)、流向以及流動的時間等。
(3)人力規(guī)劃對滿足職工需求和調(diào)動職工的積極性、創(chuàng)造性有巨大作用。在完成企業(yè)目標的同時,職工的物質(zhì)需求、精神需求能得到滿足,組織所提供的與職工所需求的大致相符時,職工就會努力進取,在工作上表現(xiàn)出極大的主動性、創(chuàng)造性。否則,在前途和利益未知的情況下,職工往往會下決心離去,另謀高就,這是有用人才流失的重要原因。而人力規(guī)劃展示了未來,會引導人們奮發(fā)向上。
2.人力規(guī)劃的內(nèi)容
人力規(guī)劃內(nèi)容較多,主要包括以下內(nèi)容:
(1)晉升規(guī)劃:根據(jù)企業(yè)人員的分布狀況和層級結(jié)構(gòu),擬定人員的提升政策。把有能力的人提升到充分發(fā)揮其能力的工作崗位上,不僅體現(xiàn)了注重能力的思想,也改善了勞動投入產(chǎn)出的經(jīng)濟性。晉升規(guī)劃一般用晉升率、年資、晉升時間等指標來表達。
(2)勞動力更新計劃或補充規(guī)劃:其目的在于使企業(yè)在預定的各時點上,所需各種資格的人員填補在必將產(chǎn)生的職位空缺上。在地勘單位面臨著技術(shù)骨干(含技術(shù)工人)余缺并存的情況下,補充必要的新生力量與不適應人員的分流下崗,同樣是十分必要的。
(3)職業(yè)規(guī)劃:職業(yè)規(guī)劃是規(guī)劃一個人工作生涯的人事程序。通過職業(yè)規(guī)劃把個人的職業(yè)發(fā)展與組織的發(fā)展結(jié)合起來,使二者的利益在發(fā)展過程中得到實現(xiàn)。這是勞動人事管理以人為本的重要工作內(nèi)容之一。職業(yè)規(guī)劃還應包括保持一定強度的人員水平流量的計劃,當上層職位較少而待提升的人員又較多,水平流動可增加崗位新鮮感和工作上的挑戰(zhàn)性;同時,對于一些不適應要求的人還可進行內(nèi)部流動調(diào)整,使之匹配得更好。
(4)全員培訓規(guī)劃:全員培訓規(guī)劃的目的有二:一是提高員工的整體素質(zhì),開發(fā)其潛力;二是培訓規(guī)劃與晉升計劃、職業(yè)規(guī)劃等相對應,使培訓完成于晉升和職業(yè)崗位變換之前。
(5)勞動力維護規(guī)劃:包括職工保健、福利、衛(wèi)生、安全生產(chǎn)規(guī)劃等。
此外還有勞動報酬規(guī)劃、勞動人事經(jīng)費規(guī)劃等。
3.人力規(guī)劃編制的基本程序
(1)核查現(xiàn)有的人力資源。現(xiàn)有員工的工作狀態(tài)分析:與編制定員比較,有無人員富余或緊缺狀況;每個工作崗位工作任務隨著客觀條件變化工作量是否飽滿,有多大潛力等。
年齡結(jié)構(gòu)分析:企業(yè)職工平均年齡以25~40歲為最佳,若大于40歲則應采取更新措施;還應按年齡分段統(tǒng)計各類人員結(jié)構(gòu),觀察其年齡結(jié)構(gòu)是否為梯形結(jié)構(gòu),接近退休年齡的應為頂端,底端為青年職工。
業(yè)務結(jié)構(gòu)分析:按一、二、三線人員的構(gòu)成比例、學歷結(jié)構(gòu)比例、工人比例、專業(yè)技術(shù)人員比例、職稱結(jié)構(gòu)比例、管理人員的職級分布等分類統(tǒng)計,為結(jié)構(gòu)優(yōu)化和人力發(fā)展計劃提供依據(jù)。
(2)人力需求預測:主要是預測企業(yè)未來的生產(chǎn)經(jīng)營狀態(tài)所決定的人力需求量。如各職能的增減、產(chǎn)品結(jié)構(gòu)的改變、目標市場的變化和市場占有率的增減、新技術(shù)的引進或采用、銷售額水平的變化、生產(chǎn)率水平的變化以及人才、勞務市場變化、員工自然減員狀況等。
人力需求預測技術(shù)有上級估計法、經(jīng)驗法、替換單法、特爾斐法和回歸分析法等常用的幾種方法。上級估計法和經(jīng)驗法都是依據(jù)領導或有關(guān)部門的直覺經(jīng)驗將未來活動轉(zhuǎn)化為人力需求的主觀預測方法,當組織規(guī)模較小,可用于短期或中期的人力需求預測,替換單法是通過職位空缺來預測人力需求的方法。職位空缺主要是因離職、辭退、晉升或業(yè)務擴大、經(jīng)營重點轉(zhuǎn)換產(chǎn)生的,這種方法可適用于中、長期規(guī)劃,也宜于手工操作。特爾斐法是依據(jù)專家個人的經(jīng)驗、知識和綜合能力進行預測,以書面形式背對背地幾輪征求和匯總,得出較一致的意見;回歸分析法是一種建立數(shù)學模型的非主觀的分析法,有相當大的實用價值。它又分單變量和多變量回歸分析兩種方法。
(3)人力供給預測:人力供給預測是得出從現(xiàn)有人力資源中的補給量。地勘單位可采用前面的替換單法進行預測。比較復雜的可采用馬爾科夫模型,用計算機進行處理。
(4)進行需求和供給的綜合分析制定出各種具體的人力規(guī)劃。
三、加速推進自主用工機制的建立
地勘單位和企業(yè)要真正成為市場主體,成為“四自”的企業(yè),必須有真正意義上的用人主權(quán)。只有如此,企業(yè)才能從自身的生存和發(fā)展出發(fā),吞吐勞動力,從而真正實現(xiàn)人力資源的優(yōu)化配置。
1.加速實施勞動合同制或聘用合同制
真正意義的合同制是到期可以解除或續(xù)訂合同,變剛性用工為彈性用工,勞動用工市場化。目前,有少數(shù)地勘單位如上海地礦局工程勘查院等單位,經(jīng)過艱苦努力,解除了少量不需要的原為合同制的職工,這顯示了新的用工機制在萌芽。但絕大多數(shù)地勘單位,由于社會保障制度還不健全,難以把大批富余人員推向社會。在此情況下,可采取兩步走的策略:第一步,現(xiàn)可在1986年以來招收的合同制職工中,將那些長期編余且無崗可上的,或者在社會上已較穩(wěn)定地從事其他職業(yè)的合同工予以解除,交地方勞務市場。這部分職工的養(yǎng)老保險、待業(yè)保險大都已交給地方保險部門,因此,經(jīng)過努力是可以辦得到的。當前,地勘局或部主管部門可對此作出明確的有時限要求的政策規(guī)定,予以支持,以免地勘單位,左顧右盼,誰都不先邁步。對一時難解除而又長期不上崗的,可由其自行交納養(yǎng)老保險金,其后再視情況解除合同。第二步,再在原為固定工現(xiàn)為全員合同制的職工中,實施流動,特別是養(yǎng)老保險社會化后,可分別不同情況,先易后難地加速推進職工的流動。
2.計算入力資源的成本與收益,切實搞好富余人員的下崗分流,實施再就業(yè)工程
人力資源作為生產(chǎn)要素投入經(jīng)濟活動也必須追求最佳的規(guī)模效益。假定企業(yè)其他投入不變,僅人力投入發(fā)生變化。那么,當人力資源投入的邊際效益(所謂邊際效益是指企業(yè)新的人力資源投入所獲得的收益)為零時,企業(yè)的效益最大,此時員工的就業(yè)量亦為最大。若再增加人力資源投入,則邊際效益會呈負增長,則應裁減冗員,堅持經(jīng)濟效益第一,安置效益第二的原則。對富余人員要實施再就業(yè)工程,要通過多種渠道安置或培訓,或開辟新的渠道就業(yè),或聘用于其他單位,或自謀職業(yè),或買斷工齡,或內(nèi)部待業(yè)發(fā)給最低生活費。但對一些專業(yè)技術(shù)工人和干部中的骨干力量,要注意采取一定的措施予以保持。
3.上級主管部門堅持為地勘單位和企業(yè)自主用人創(chuàng)造條件并加強服務
對大中專和技校畢業(yè)生繼續(xù)堅持雙向選擇,不強行分配。對下崗人員協(xié)助多渠道流動;對因市場形勢發(fā)生變化而引起的人力資源緊缺的趨勢要協(xié)助進行預測。并引導其從長計議,并給財力等的支持。
四、做好人員的選聘錄用工作
在市場經(jīng)濟條件下,勞動用工市場化,地勘單位和企業(yè)自主決策用人。不再是以前那樣,分配進來什么人就用什么人,在什么范圍招工就用什么樣的工人。因此,如何選聘錄用高質(zhì)量的人員,不僅是企業(yè)自己的責任,而且對企業(yè)的生存和發(fā)展顯得特別重要。高質(zhì)量的人力資源是企業(yè)競爭力和生命力的集中表現(xiàn)。招聘工作不僅用于新建企業(yè),在現(xiàn)有企業(yè)的日常階段也因離職、不稱職、晉升等原因引起企業(yè)職位的空缺,要從內(nèi)、外兩條路線去招聘人才。因此把好選聘錄用這個人力資源的輸入關(guān)口,是企業(yè)人力資源優(yōu)化配置的基礎和保證。
要切實掌握選聘錄用工作中人員測試的內(nèi)容、方法與程序。人員測試的主要內(nèi)容包括專業(yè)技術(shù)知識和技能考試、一般知識與能力測驗、特殊能力測驗、智力測驗、個性心理測驗、職業(yè)成就測驗、職業(yè)道德測驗、工作動機與需求測驗等。上述內(nèi)容可根據(jù)職位要求,進行設計與取舍。常用的測驗方法有筆試、面試、心理測試法、情景模擬測試法(亦稱行為模擬測試法)、現(xiàn)場測試法等。上述每種測試方法,都有很多的內(nèi)容和技術(shù),需要認真學習和研究。目前,發(fā)達國家已有一些先進的方法技術(shù),可結(jié)合實際加以運用。
錄用后的上崗試用階段,無論對于從外單位招聘的“能人”,還是對于招聘的剛參加工作的人員來說,都是特別重要的。在此期間考察試用者的實際表現(xiàn),工作業(yè)績,衡量其是否適應于崗位要求,不合格者要堅持辭退,這在招聘公告中必須言明。試用期間的考核結(jié)果,還可檢驗招聘錄用工作中使用的各種測試方法技術(shù)的可靠與有效程度,以不斷完善招聘錄用工作。
招聘錄用工作具有一定的人事管理技能要求,體現(xiàn)了人事管理理論與實踐的高度結(jié)合,這就要求從事人事管理工作的人員必須有多方面的知識,最好有一些是專家。